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技术档案管理标准
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技术档案管理标准

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  • 发布时间:2020-04-09 15:18
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【概要描述】1、总则  本标准规定了湖南帆宇电力建设有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。  本标准适用于湖南帆宇电力建设有限公司技术档案管理工作。  2、引用标准  2.1《中华人民共和国档案法》;  2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》;  2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》;  2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》;  2.5《湖南省档案管理条例》。  3、管理职能

技术档案管理标准

【概要描述】1、总则  本标准规定了湖南帆宇电力建设有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。  本标准适用于湖南帆宇电力建设有限公司技术档案管理工作。  2、引用标准  2.1《中华人民共和国档案法》;  2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》;  2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》;  2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》;  2.5《湖南省档案管理条例》。  3、管理职能

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  1、总则

  本标准规定了湖南帆宇电力建设有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。

  本标准适用于湖南帆宇电力建设有限公司技术档案管理工作。

  2、引用标准

  2.1《中华人民共和国档案法》;

  2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》;

  2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》;

  2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》;

  2.5《湖南省档案管理条例》。

  3、管理职能

  3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料,由公司档案室集中统一管理。

  3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。

  3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作,做到完整准确、系统安全和有效利用,为电力建设和科研服务。

  3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等,对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责,做好收集、整理、鉴定、分类,并达到系统、完整、准确的要求,及时向档案室移交归档。

  3.5技术档案管理基本任务

  3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。

  3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况,发现问题及时提出整改措施。

  3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。

  3.5.4编制本公司技术档案保管期限表,按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。

  3.5.5技术档案复制,要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。

  3.5.6凡借出的技术档案,严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。

  4、管理内容与要求

  4.1归档范围和保管期限

  4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神,结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类,制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。

  4.1.2保管期限分永久、长期、短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下。

  4.2凡是在工作查找、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的技术文件材料列为永久保管。凡在一定时期内有保管价值的技术文件材料列为定期(长期或短期)保管;凡是介于两种保管期限之间的技术文件材料,其保管期限一律从长。

  4.3归档范围及保管期限表(见档案存归内容及保管期限表)

  4.4归档时间

  4.4.1新建、扩建、改建和增建工程图纸、技术文件资料,工程主管部门要在工程竣工验收后30天内向档案室归档。大型新建工程可按工程的阶段性,定期分阶段向档案室移交。

  4.4.2重大技术改革方面的技术文件,在取得成果经项目负责人审定后,30天内归档。

  4.4.3有关技术会议方面的技术资料,应在会议结束后15天内归档。

  4.4.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。

  4.4.5凡公司职工外出学习、考察或参加研讨会带回的材料应当及时交档案室归档。否则计财科不予报销费用。

  4.4.6技术管理性文件,在次年六月未前归档。

  4.4.7规程、制度及各种技术成果照片可随时归档。

  4.5归档要求

  4.5.1归档的文件材料必须做到完整成套、真实准确,层次分明,符合其形成规律。

  4.5.2案卷封页的诸项目、备考表,应填写清楚,标题准确,文字材料依次编页,并编写卷内目录。

  4.5.3纸质优良,图面清楚,字迹工整,签字完备,归档的材料一律用钢笔或毛笔书写,严禁用铅笔或圆珠笔书写。其规格为260*184mm或297*210mm的办公标准用纸。

  4.5.4凡需归档的技术材料,底图和蓝图一并归档,重要的蓝图可归档两份。技术管理文件材料可归档一份,对于重要的需永久保存和利用频繁的文件材料归档两份。竣工图必须加盖竣工图章,并有工程负责人签字,标明竣工日期。

  4.5.5蓝图按规定幅面折叠后装入袋或盒。

  4.5.6归档时必须办理归档手续,由归档单位填写移交清单一式两份,当面查点清楚,交接双方签字,各留一份。

  4.5.7凡应归档的技术文件、资料等,不按期归档者,按公司综合月奖考评标准给予扣奖。

  4.6鉴定和销毁

  4.6.1鉴定工作根据“保管期限表”定期对档案进行鉴定,准确的判定档案的存毁。

  4.6.2鉴定工作由主管领导,专业技术人员、档案部门人员组成“鉴定小组”,直接对档案进行鉴定,并注明鉴定日期。

  4.6.3销毁时需要由鉴定小组提出意见,登记造册,提出销毁报告,经公司主管领导批准后,由两人以上在指定地点监销,并在销毁注册上签字,销毁时要严格执行保密规定。

  4.7保密要求

  4.7.1遵守党和国家制定的档案及保密法规,维护档案的安全与完整,保守国家机密。

  4.7.2秘密以上档案,原则上只能在档案室内查阅,公司或档案部门领导同意借出的,也要履行登记手续,借阅人必须按期归还,档案人员应及时收回。

  4.7.3外单位来档案室查阅秘密以上档案,须凭单位介绍信并经公司或档案部门负责人批准,履行手续后方可查阅。

  4.7.4无论公司内外人员因工作需要,须抄录秘密以上档案的,要经公司或档案部门领导批准方可抄录。档案人员有权当场了解抄录情况。

  4.7.5任何人不得将秘密以上档案携带在身参观、游览和办私事。如确因工作需要,必须调出档案携带外出,须经公司或档案部门负责人批准,并指定专人保管。

  4.7.6秘密以上档案的销毁,应严格执行销毁制度,指定专人在指定地点销毁,同时必须有二人监督,以防泄密。

  4.7.7档案人员要定期清查秘密以上档案,发现问题及时报告和提出处理意见。

  4.8技术档案的统计

  4.8.1为确保技术档案的安全无缺,更好地开展利用工作。技术档案人员必须正确地、及时地掌握技术档案、技术资料的归档、整理、保管和利用的情况。

  4.8.2技术档案人员必须及时地做好技术文件材料和技术资料归档情况的统计。

  4.8.3技术档案管理员必须正确地做好所保管的技术档案、技术资料的数理统计,条理分明、查阅方便。

  4.8.4档案室应了解掌握技术档案、技术资料的利用及其效果,并及时予以统计。

  4.8.5统计工作须经常及时,每季统计一次,年终汇总。

  4.9借阅与复制

  4.9.1技术档案凡一份原则上只能在阅览室借阅,有特殊情况须经档案部门负责人批准。

  4.9.2公司内职工借阅本专业范围内的有关档案,必须办理借阅手续,方可借阅。借阅非本职业务范围的档案须经本单位主管领导批准。属保密档案,应按保密规定办理。归还时应填写利用效果。

  4.9.3外单位借阅须持单位介绍信,并在借阅登记簿上签字后,只能在阅览室内查阅。

  4.9.4凡借出的技术档案应按期归还,不准转借。档案室根据工作需要,可以随时向借阅人收回借出的技术档案。

  4.9.5借阅期限一般为一个月,过期追回或办续借手续。

  4.9.6借出或返还档案时,必须当面点清,双方签字。

  4.9.7借阅档案应严格遵守保密规定,妥善保管,不得勾画涂改,更不准损坏。如发现档案丢失、损坏现象按下列规定办理。

  4.9.7.1党和国家机密以上文件,依法追究刑事责任。

  4.9.7.2上级下发文件,按文件性质给予不同性质处分和扣发1-3个月奖金。

  4.9.7.3重要技术文件、资料,按性质和情节扣发4-6个月奖金,给予记过以上等行政和党纪国法处分。

  4.9.8借阅技术档案必须妥善保管,保持档案的完整与安全,阅卷时严禁吸烟、折叠、剪裁、折卷、抽页、勾画、涂改、转借或擅自复制、拍照和带出公司外。

  4.10设备开箱管理

  4.10.1凡属公司变电站安装的主变压器、主开关等设备到货后,由生产技术部通知档案室派员参加设备开箱,以便检查验收设备的技术文件及说明书,一并归档。

  4.10.2开箱后发现缺少出厂文件及说明书,由设备购进单位负责补齐。

  4.10.3设备开箱后,如不通知档案部门,发生技术文件材料丢失、损坏或留在个人手中,视其情节轻重,追究有关领导及当事人的责任。

  4.10.4开箱时,要有建设单位、施工单位、物资供应部门会同档案部门共同检查验收设备出厂技术资料及说明书。档案部门接受原件后应负责把复印件交给建设及施工单位。

  4.11底图管理

  4.11.1凡归档的底图,应由设计单位移交档案室统一保管,并填写移交清单,一式两份,双方在移交清单上签字,以备存查。

  4.11.2归档底图必须完整,签字齐全,分类编号正确,字迹线条清晰,底图的标准尺寸按国家标准执行。

  4.11.3对归档的底图要分类、编目、平放保管、定期检查,做到帐物一致。

  4.11.4底图除修改、送晒外,一律不外借。修改后底图入库,要认真检查修改、补充情况。使用单位需用底图复制蓝图时,应填写借阅登记,用后及时返回。

  4.11.5底图作废时,应由设计单位及生产部门书面通知档案室。档案室将此作废底图另行保管,不得立即销毁。

  4.11.6属于旧底图破损更换新底图时,底图号不变。

  4.11.7底图除增晒蓝图或必要修改使用外,一律不外借。必须外借时,需经批准,任何人不得改动图面内容或图标。

  4.12工程竣工档案验收

  4.12.1凡是公司内对基建工程、重大改进工程、科研项目等进行鉴定、验收时,有关部门应通知技术档案员参加。

  4.12.2验收时要坚持工程档案必须与实际情况相符,保证档案质量。编制竣工图应以施工技术文件资料为基础,将设计变更和现场实际变化情况如实地反映到竣工图上。

  4.12.3档案人员参加工程竣工验收时,确认该工程档案齐全完整后,方可履行在验收报告单上签字盖章的手续,如没有档案人员签字,财务部门不予结算。

  4.12.4 工程竣工交付使用时,建设单位扣施工单位承包工作量的1%-3%(最多不超过5万元),留作竣工档案保证金,待工程档案验收合格后退回,不按规定提交完整、准确的竣工档案,保证金转为罚金,并且限期仍由施工单位做竣工档案的补齐工作。

  4.13库房管理

  4.13.1非档案人员未经同意不得进入档案库房,严禁在库房内开会和干其他工作。

  4.13.2库房要做好六防:防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮。

  4.13.3档案员要做好四查:上班要查看库房温湿度、通风、清扫、检查档案情况及消防器材、樟脑情况和库内有无鼠洞,下班前检查。

  湖南帆宇电力建设有限公司

  2012年8月5日

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